仕事を切り分ける＝やるべき事を、全て短い文章に書き出して、後はそれをやるだけにする
言うのは簡単です でも、実際にやるとなると、これには結構なコツが求められます タイム・マネジメントが上手い人の真似をする時、やり方自体に目が行ってしまいがちですが、どんなことをきちんと押さえているのかを見つけることの方が有効です
このとき、とても大切なのは、仕事を塊として捉えて、それを実際の作業の対象にまで「切り分ける」ことです
仕事、と一概に呼んでおりますが、実際には、実務としての仕事は、細かい作業の連結となります これは、仕事は連結される作業からなる構造を持つことを知って、実際に切り分けを実行している人の方が、タイム・マネジメントが上手とも言い換えられます
この視点から眺めると、仕事は、最小単位の作業に切り分けられ、個々の作業を実行することになりますよね 最小単位というのは、始めたら終わりまで一気にやってしまう単位という意味です
例えば、「エクセルでグラフを作る」を例に挙げます もちろんん、これは最小単位の作業ではありません 実際にエクセルでグラフを作ったことのある方なら、
「エクセルのグラフ作成には、表を作る必要があるし、その表の数値を入力する必要もあるし、そもそも、その数値をどこかから貰うか、探す必要もある」
と仰るはずです
つまり、実務に於いては、
数値を入手する
↓
それを表形式に入力する
↓
表からグラフを作成する
上記の各作業が最小単位と言うことになります
これを、「エクセルでグラフを作成」のままに放っておくと、実務作業として「やらねばならないこと」を、単文にまとめることなく実行してしまう、つまり、切り分けが十分でないため、やらねばならないことが明確にされないまま着手されることになります
タイム・マネジメントが上手な人は、この切り分けを実行する時に、時間軸を意識しているのが特徴と言えます 「連結している」ということは、前工程と後工程が存在する つまり、前工程が終わらないと、着手できない作業が有るって事でしょう
締切に間に合わせるためには、個々の最小単位の作業、特に、後工程を持っている作業のうち、複数の後工程を持つものは、ボトルネックになる可能性を持つため、特に注意が必要となります
ここまでをまとめると、
仕事を実行するには、最小単位の作業への切り分けがキーポイント そして、個々の作業は前工程を持つものがあるため、締切を守るためには、それぞれの作業にも締切が発生する 特にボトルネックになりがちが作業の締切は大切
これを意識して、切り分けを適正な単位まで行って、全ての作業を単文で表現する その単文を全て並べると、元の仕事が正確にイメージできるようであれば、取りこぼしは無いと言うことになります
ところでこれ、ややこしくありませんか？
実際、やってみると、迷子になったような気になって、不安になることがよく起こります そのため、このような切り分けを実行するには、ツールの使用がお勧めです
具体的には、マインド・マップやツリー構造での切り分けがとても有効です 但し、どちらもそれぞれ利点や短所が有るので、どちらが良いとは言い切れません 実際にやってみて、相性が良い方をまず馴染むまでやってみるのが一番の早道です 時間はかかりますけど、結局は急がば回れ、ってことですね
このとき、アプリを使いたくなる気持はよく判りますが、少なくとも自分のものに出来るまでは、紙とペンでの手書き、手描きを強くお勧めします こういう「頭の中のことを、外に出す作業」では、手書き＆手描きに勝るものはありませんから 自分のものに出来たら、デジタルに移行するってのは、もちろんアリ、ですけど 最初は、我慢することになりますけど、手を使うことをお勧めします
